หลักการพื้นฐานของการจัดทำแผนควบคุมเพื่อความปลอดภัยและสุขอนามัย ตอนที่ 2
จากตอนแรกในส่วนของ วิธีการจัดทำแผน เราได้ผ่านขั้นตอนของการวางนโยบายและเป้าหมายแล้ว ลำดับถัดมาที่ต้องทำ คือ
(3) สโลแกน หรือ คำขวัญ
เพื่อเสริมสร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงานทุกๆคน หน่วยงานจึงควรมีสโลแกนซึ่งสื่อด้วยภาษาที่เรียบง่ายแต่แฝงไว้ด้วยความหมายที่ปลุกจิตสำนึกของการปฏิบัติตามแผนควบคุม
(4) หัวข้อปฏิบัติที่สำคัญ กับหัวข้อปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรม
เริ่มจากทำความเข้าใจสภาพการณ์
A . จับประเด็นปัญหาที่ควรได้รับการแก้ไข
ด้วยเหตุที่หัวข้อปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรมนั้น จะเป็นปัจจุยสำคัญที่นำไปสู่การบรรลุเป้าหมายโดยตั้งอยู่บนฐานของนโยบายพื้นฐาน จึงควรกำหนดหัวข้อที่สามารถหวังผลได้มากที่สุด
และเพื่อที่จะจัดทำแผนที่ดีสอดคล้องกับสภาพการณ์ที่แท้จริงของที่ทำงาน ควรทำความเข้าใจกับสภาพการณ์นั้นๆอย่างถ่องแท้พร้อมๆกับการสะท้อนความคิดเห็นของผู้เกี่ยวข้องให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
ซึ่งถ้าหากไม่สามารถทำความเข้าใจกับสภาพการณ์และสะท้อนความคิดเห็นของผู้เกี่ยวข้องได้ดีพอแล้ว จะก่อให้เกิดปัญหาต่อไปนี้ตามมา ซึ่งแผนที่ควบคุมได้จะมีข้อที่เปล่าประโยชน์มากมาย และยากแก่การดำเนินการให้มีประสิทธิผลด้วย
- มองข้ามปัญหาสำคัญซึ่งทำให้ไม่สามารถแก้ไขปรับปรุงถึงรากเหง้าของปัญหาได้
- จะกลายเป็นแผนซึ่งอยู่ในรูปของบทความ ไม่สามารถนำไปสู่การกำหนดทิศทางที่เหมาะสมกับที่ทำงานได้
- กลายเป็นแผนครอบจักรวาลซึ่งต้องมีจุดให้ควบคุมมากเกินความจำเป็น
- ไม่สามารถเป็นแรงจูงใจที่ดีพอ หน่วยงานต่างๆจึงไม่กระตือรือร้นที่จะปฏิบัติตาม
การทำความเข้าใจกับสภาพการณ์ของที่ทำงานหรือจุดปฏิบัติงานนั้น นอกจากจะสอบถามถึงปัญหาที่เผชิญอยู่จากผู้เกี่ยวข้องแล้ว ยังต้องทำการวิเคราะห์ถึงสาเหตุของการเกิดอุบัติเหตุและอุบัติภัย การตรวจตราความปลอดภัยที่กระทำเป็นกิจวัตร ตลอดจนความเป็นไปของกิจกรรมเสริมสร้างความปลอดภัยทุกรูปแบบ และผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงของแผนผลิตในปีต่อไปพร้อมๆกันไปด้วย ซึ่งหมายถึงว่าจะต้องทำรายการของปัญหาท่ควรแก้ไขจากทุกมุมมองสำหรับปีต่อไปขึ้นมา
B. จับประเด็นปัญหาที่ฝังรากลึก
ในเรื่องใดก็แล้วแต่หากมองเพียงสภาพการณ์ปัจจุบันแล้ว คงจะไม่สามารถดำเนินการแก้ไขชนิดถอนรากถอนโคนได้ ซึ่งก็หมายความว่ายังไม่ใช่มาตรการรับมือกับปัญหาอย่างถาวร
ฉะนั้น จึงควรจับประเด็นปัญหาที่ฝังรากลึกซึ่งควรได้รับการปรับปรุงแก้ไขขึ้นมาทีละประเด็น จากมุมมองของสภาพการณ์ปัจจุบัน แล้วตั้งคำถามว่า “เพราะอะไร” กับทุกๆปัญหานั้น
ประเด็นปัญหาที่ถูกยกขึ้นมานั้น ยกตัวอย่างเช่น “มักไม่มีการใช้ตาข่ายนิรภัยในการปฏิบัติงานในที่สูง” ซึ่งเป็นการกล่าวถึงสภาพการณ์ที่เป็นปัญหาอยู่ในขณะนั้น อันเป็นวิธีที่ใช้กันอยู่โดยทั่วไป ในที่สุดก็มักจะใช้วิธีแก้ปัญหาที่ปลายเหตุ อย่างในกรณีนี้ก็คงจะเป็นการรณรงค์ให้ “พยายามใช้ตาข่ายนิรภัยอย่างเคร่งครัด” ซึ่งจะกลายเป็นการเชิญชวนที่ขาดน้ำหนัก และยากที่จะนำไปสู่การปฏิบัติอย่างจริงจังจนเห็นผล
เพราะฉะนั้น วิธีการแก้ปัญหาที่ถูกต้องจึงควรจะมองลึกลงไปถึงต้นเหตุหรือรากเหง้าของปัญหานั้นด้วยการตั้งคำถามว่า “เพราะอะไรจึงเป็นเช่นนั้น?”
คำถามที่จะค้นพบตามมาจึงอาจจะเป็นว่า “ยังมีจิตสำนึกต่อสิ่งนี้ไม่เพียงพอ” หรือ “ขาดการถูกอบรมให้รับรู้ถึงความจำเป็น” หรือ “ไม่มีจุดที่จะติดตั้งตาข่ายนิรภัย” เป็นต้น ซึ่งต้นตอของปัญหาอันสืบเนื่องมาจากวิธีการปฏิบัติงานหรือการควบคุมดูแลจะปรากฏเด่นชัดขึ้น ทำให้สามารถกำหนดมาตรการในการแก้ไขปรับปรุงได้อย่างเป็นรูปะรรม
สิ่งที่สำคัญ คือ เฟ้นหาประเด็นปัญหาที่สำคัญจากปัญหาที่ฝังรากลึกซึ่งได้หยิบยกกันขึ้นมา แล้วแก้ไขปรับปรุงไปทีละประเด็นตามลำดับ
C. กำหนดหัวข้อปฏิบัติที่สำคัญ กับ หัวข้อปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรม
กำหนดมาตรการแก้ไขปรับปรุงอย่างเป็นรูปธรรมที่น่าจะมีประสิทธิผลมากที่สุดสำหรับแต่ละปัญหาที่ได้ถูกหยิบยกและคัดเลือกไว้แล้ว มาตรการการแก้ไขและปรับปรุงดังกล่าวจะเป็นหัวข้อปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรมซึ่งจะต้องจัดแยกประเภทและกำหนดหัวข้ออีกทีหนึ่งเพื่อกำหนดเป็นหัวข้อปฏิบัติที่สำคัญเร่งด่วน
การนำเสนอหัวข้อทั้ง 2 ประเภทนี้ จะต้องเขียนขึ้นโดยแจกจแงรายละเอียดเป็นข้อๆด้วย ภาษาที่เข้าใจง่าย โดยอธิบายให้ละเอียดจนสามารถเห็นภาพได้อย่างชัดเจนว่าควรจะทำอะไรและอย่างไร
(5). แผนปฏิบัติการจริง
เพื่อไม่ให้แผนเป็นเพียงข้อความบนแผ่นกระดาษ เราจำเป็นต้องดำเนินการตามแผนนั้น แต่ถ้ามีเพียงการกำหนดหัวข้อที่ต้องปฏิบัติอย่างเป้นรูปธรรมเท่านั้น ก้คงไม่มีใครทราบได้ว่าควรจะปฏิบัติอย่างไรบ้างจึงจะเป้นการดำเนินการตามแผนอย่างเป้นรูปธรรม การลงมือปฏิบัติของหน่วยงานต่างๆ จึงดำเนินไปในทิศทางเดียวกันได้ยาก
เพราะฉะนั้นจึงจำเป้นอย่างยิ่งที่จะต้องวางกลยุทธ์เพื่อให้มีการปฏิบัติการตามแผนอย่างได้ผล สำหรับในแต่ละ “หัวข้อปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรม” ที่กล่าวถึงมาตลอด โดยจัดทำเป็นแผนรายปีซึ่งระบุเป้าหมายที่จะปฏิบัติให้บรรลุผลในแต่ละเดือน
สำหรับแผนปฏิบัติการจริงนี้ อาจจะมีกรณีที่แจกแจงรายละเอียดของขั้นตอนดำเนินการสำหรับหัวข้อปฏิบัติที่ต้องเน้นความสำคัญแยกออกมาจากเอกสารแนบ แต่เชื่อว่าถ้าระบุรายละเอียดไว้ในแผนเลยก็จะประหยัดเวลาและดำเนินการได้ง่ายกว่า
5. แผนกิจกรรม
ควรจะต้องมีการจัดทำแผนกิจกรรมโดยรวมเป็นรายเดือน โดยยึดแผนควบคุมเพื่อความปลอดภัยและสุขอนามัยที่จัดทำไว้นั้นเป็นรากฐาน ซึ่งเป็นใบแทรกแนบอยู่ในแผน (ตัวอย่างแบบฟอร์มจะจัดให้โหลดในเว็บบอร์ดครับ)
กิจกรรมที่ว่านี้ส่วนใหญ่จะเป็นกิจกรรมที่ส่งผลกับพนักงานทั่วทั้งองค์กร ซึ่งจำเป็นต้องมีการเตรียมพร้อมเป็นอย่างดีจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องโดยตรง อันได้แก่ การตรวจตราความปลอดภัยและสุขภาพอนามัย การประเมินสภาพแวดล้อมในการปฏิบัติงาน การเสนอผลงาน การจัดการแข่งขันกีฬา การตรวจสุขภาพ เป็นต้น โดยระบุไว้ให้เป็นแผนกิจกรรมที่กำหนดระยะเวลา วันเวลา และเนื้อหาของกิจกรรมให้ชัดเจน
ที่มา : คู่มือการจัดทำแผนเพื่อควบคุมความปลอดภัยและสุขภาพอนามัย ของ ส.ส.ท.
